Text copied to clipboard!
Tytuł
Text copied to clipboard!Ustawiacz Spotkań
Opis
Text copied to clipboard!
Poszukujemy Koordynatora Spotkań, który będzie odpowiedzialny za kompleksowe planowanie, organizację i koordynację spotkań biznesowych, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Osoba na tym stanowisku będzie kluczowym ogniwem w zapewnieniu sprawnej komunikacji między zespołami oraz efektywnego zarządzania kalendarzami spotkań. Koordynator Spotkań będzie współpracować z różnymi działami firmy, klientami oraz partnerami zewnętrznymi, aby zapewnić, że każde spotkanie przebiega zgodnie z planem i spełnia oczekiwania uczestników.
Do głównych obowiązków należeć będzie ustalanie terminów spotkań, rezerwacja sal konferencyjnych, przygotowywanie niezbędnych materiałów, a także zapewnienie odpowiedniego wyposażenia technicznego. Koordynator będzie również odpowiedzialny za wysyłanie zaproszeń, potwierdzanie obecności uczestników oraz przygotowywanie agendy spotkań. W przypadku spotkań online, osoba ta będzie zarządzać platformami do wideokonferencji i dbać o ich sprawne działanie.
Idealny kandydat powinien posiadać doskonałe umiejętności organizacyjne, być komunikatywny oraz potrafić pracować pod presją czasu. Wymagana jest znajomość narzędzi biurowych, takich jak Microsoft Outlook, Teams, Zoom czy Google Calendar. Mile widziane doświadczenie w pracy administracyjnej lub w dziale wsparcia biurowego.
Koordynator Spotkań odgrywa istotną rolę w budowaniu profesjonalnego wizerunku firmy, dlatego ważna jest dbałość o szczegóły, punktualność oraz wysoka kultura osobista. Praca na tym stanowisku wymaga elastyczności, samodzielności oraz umiejętności szybkiego reagowania na zmieniające się okoliczności.
Jeśli jesteś osobą zorganizowaną, lubisz planować i koordynować działania oraz chcesz pracować w dynamicznym środowisku, ta rola może być idealna dla Ciebie.
Obowiązki
Text copied to clipboard!- Planowanie i koordynacja spotkań firmowych
- Zarządzanie kalendarzami spotkań zespołów i kadry zarządzającej
- Rezerwacja sal konferencyjnych i zasobów technicznych
- Przygotowywanie agend i materiałów do spotkań
- Wysyłanie zaproszeń i potwierdzanie obecności uczestników
- Obsługa platform do wideokonferencji (Zoom, Teams, Google Meet)
- Zapewnienie punktualnego rozpoczęcia i zakończenia spotkań
- Współpraca z działami wewnętrznymi i partnerami zewnętrznymi
- Zarządzanie zmianami w harmonogramie spotkań
- Raportowanie i dokumentowanie przebiegu spotkań
Wymagania
Text copied to clipboard!- Doświadczenie w pracy administracyjnej lub biurowej
- Znajomość narzędzi do zarządzania kalendarzem (Outlook, Google Calendar)
- Umiejętność obsługi platform do wideokonferencji
- Doskonałe umiejętności organizacyjne i komunikacyjne
- Zdolność do pracy pod presją czasu
- Wysoka kultura osobista i profesjonalizm
- Samodzielność i inicjatywa w działaniu
- Znajomość języka angielskiego będzie dodatkowym atutem
- Umiejętność pracy w zespole
- Elastyczność i gotowość do pracy w zmiennym środowisku
Potencjalne pytania na rozmowie
Text copied to clipboard!- Jakie masz doświadczenie w organizacji spotkań?
- Z jakich narzędzi do zarządzania kalendarzem korzystasz?
- Czy potrafisz obsługiwać platformy do wideokonferencji?
- Jak radzisz sobie z nagłymi zmianami w harmonogramie?
- Czy miałeś/aś okazję współpracować z wieloma działami jednocześnie?
- Jakie są Twoje metody na efektywne zarządzanie czasem?
- Czy potrafisz pracować pod presją czasu?
- Jakie są Twoje oczekiwania względem tej roli?
- Czy posiadasz doświadczenie w pracy z klientami zewnętrznymi?
- Jakie są Twoje mocne strony w zakresie komunikacji?
